Қызметтік хат.

Сабақ тақырыбы: Қызметтік хат.

Сабақтың мақсаты:Қызметтік хат терминінің мағынасын түсіндіріп, оған қатысты негізгі түсініктер мен анықтамаларды меңгерту.

Сабақтың өту барысы:

1. Оқушыларды түгелдеу.
2. Жаңа тақырыпты түсіндіру.
3. Тапсырмалар орындау.
4. Сабақты бекіту.
5. Үйге тапсырма.

Жаңа тақырыпты түсіндіру

Қызметтік хат
Абай атындағы Алматы мемлекеттік университеті. 480100, Алматы қаласы, Достық даңғылы, 13. тел. 91-33-77
Қазақстан Республикасы Ғылым Академиясы А.Байтұрсынов атындағы Тіл білімі институтының директоры К.Ш.Құсайынов мырзаға
Абай атындагы Алматы мемлекеттік университетінің филология гылымдарының докторы гылыми дәрежесін алу ушін диссертация қореайтын кеңес шешімімен (хаттама №11, 10-шы ақпан 1998 жыл) Сіз басшылық жасап отырган А.Байтурсынов атындагы Тіл білімі институты мына диссертацияга жетекші уйым болып бекітілді: Бейсембекова Жулдыз Сардырбекқызының «Қазіргі қазақ тіліндегі буйрық райдың парадигмасы мен магыналық қурамы» атты кандидаттық диссертациясы, 10.02.02. — қазақ тілі мамандыгы бойынша.
Осыган орай аталган диссертацияны Сізге жіберіп отырмыз, оның қоргаллы 18 наурыз 1998 ж. белгіленді. Оган мына мерзімге дейін пікір беруіңізді өтінеміз:
16 наурыз 1998ж.
Жетекші уйым басшысының қолы елтаңбалы мәрмен бекітілуге тиіс. Пікірде кеңейтілген турде мынадай тустарга жауап беруіңізді сураймыз:
1.   Зерттеу тақырыбының өзектілігі және оның жалпы гылымдармен және жалпы мемлекеттік багдарламамен байланысы.
2.   Диссертацияныц   ‘Тылыми дәрежелер мен еылыми атақтар беру туралы Ереженің » ушінші бәлімі қоятын талаптарга сәйкестігі.
Диссертациялық кеңестің ғылыми хатшысы, филология гылымының кандидаты, доцент ^^_^__^ Мусатаева М.Ш.

Қолы

Постскриптум. Постскриптум — латын тілінен аударғанда «хаттың аяқ жағына, қол қойылғаннан кейін «р.з.» таңбаларын койып түрып, одан кейін жазылатын сөздер немесе мотін» деген мағына береді.
Постскриптум қызметтік хаттарда мынадай екі жағдайда ғана жазылады.
1.  Адресатқа міндетті түрде жеткізілуі тиіс мәлімет хаттың негізгі мазмұнында   айтылмай   қалса,   хат  дайындалып   қол   қойылып   койса, қойылған  қолдан  кейін  «р.з.»   белгісі  қойылып,   қосымша  айтылатын мәлімет жазылады. Бұдан кейін қайтадан қол койылады.
2.  Хат мазмұнында айтылған ақпарат, мәлім.ет өзгерген жағдайда да қойылған қолдан кейін «р.з.» белғісі қойылып жаңа ақпарат жазылады. Ол да қайтадан қойылған қолмен расталады. Хатты жедел жіберу қажет болған жағдайда Постскриптум қолмен жазылады. Қол қойылып, датасы көрсетіледі.
«р.8. 4- квартал бойынша жасалеап есепті жаңа гана қабылдап алдым. 1999 жыягы желтоқсанның 31-і саг. 17.30»
(сиғнатура, факсимиле)
«р.з.» Шүғыл жолсапарға шығуға ткра келіп түр. Сондықтан 2 аптаға дейін сізбен кездесе алмаймын. Кездесу уақытын қосымша хабарлаймын. 22.04.98.
Құрметті
(сишатура, факсимиле)
Кейбір күрделі, күтуге келмейтін, тығыз жағдайларда постскриптум қайталап та жазылады. Онда «Р.р.з.» постскрилтум белгісі қойылады. Оның жазылу реті де дәл жоғарыда айтылғандай.
Қолданылған мәліметтің дәлдігі туралы.
Іс қағаздарында қолданылып отырған ақпарат, мәліметтің барлығы мүқият тексерілуі керек. Іс қағаздарында ақиқаттығы күмән тудыратын мәлімет қолданылмағын жөн, қүжаттардағы шындыққа жанаспайтын қате мәлімет қай кезде жіберіледі:
—   дайындалған   қүжаттың   мазмүны   мен   сапасына   немқүрайды бақылау жасалғанда;
қүжатты дайындаушыньщ білім мен тәжірибе деңғейі төмен болғанда; жүктелген тапсырма олардың біліктілігімен сәйкес келмеген жағдайда;
—    құжатты   дайындаушы   өз   ісіне   немқүрайды,   салақ   қараған жағдайда;
—    құжатты   дайындау    барысында   дүрыс   мәлімет   қолданбаған жағдайда;
—    қүжаттарды   дайындау   барысында   бағдарламалық-техникалық қүралдарды дүрыс пайдаланбаған жағдайда;
—  қүжаттарды дайындау технологиясы бүзылған жағдайда.
Құжат дайындаған жағдайда іскерлік, қатынас жасап отырған мекеменің аты, реквизиттері, мекеме басшысының аты- жөні, лауазымы анық, сауатты жазылуы керек. Қүжаттағы сандық мөліметтер, уақыт көрсеткіштері, цифрлар қайта бір тексеріліп барып жіберілуі керек.
Егер құжатта қосымша (приложение) болатын болса ол жолдама хатта көрсетілуі керек, я болмаса қүжаттың соңында ескерілуі тиіс. Мысалы, Көлемі 5 беттен тұратын қосымша бөлек дайындалған немесе бүл құжаттан бөлек, 10 беттік қосымшаны коса жіберіп отырмыз т.с.с,
Құжаттағы  бүкіл   ақпарат  мұқият текесерілуі  керек.   Қүжаттағы ақпартты тексеруді бірнеше түрде жүргізуге болады. Олар мыналар:
1.  Техникалық. Мүнда қате жазылған сөздер, дүрыс қойылмаған тыныс белгілері, дүрыс түспеген әріптер т.б. басты назарда үсталады.
2. Заңдық.  Мүнда қүжат мазмүнының қазіргі күші бар заңдарға және қүқық нормаларына сәйкестігі тексеріледі.
3. Қаржы-экономикалық.   Мүнда   қүжатта   шығарылған   қаржы-экономикалы    шешімдердің    үйлесімділік,    тиімділік   дәрежесіне    баға беріледі.
4. Статистикалық. Мүнда қүжаттағы статистикалық мәліметтердің актуалъдылығы мен ақиқаттығы, дәлдігі тексеріледі.
5.Конфиденциалдық.   Мүнда  күжат   мазмүнында  жариялылығы шектеулі мағлүматтың немесе мемлекеттік қүпия болып саналатын  я қызметтік,     коммерциялық     қүпия     болып     табылатын     мәліметтің жіберІлмеу жағы тексеріледі.
6.  Ақпараттық.     Мүнда     құжатты     алушының     мекен-жайы, реквизиттері сияқты мәліметтердің дүрыстығы тексеріледі.
Қүжаттағы мәліметтердің дәлдігі, оның мерзімінде дүрыс жасалу жауапкершілігі қүжат дайындаушы адамға жүктеледі. Егер қүжат дайындаушы адам бірнешеу болса жауапты орьгадаушы белгіленеді.