Факс арқылы жіберілетін құжаттар

282

Сабақ тақырыбы: Факс арқылы жіберілетін құжаттар.

Сабақтың мақсаты:Факс және E-mail үлгілері туралы мәлімет беру, оларды жаза біліп, жіберуге және қабылдауға үйрету.

Сабақтың өту барысы:

  1. Оқушыларды түгелдеу.
  2. Жаңа тақырыпты түсіндіру.
  3. Тапсырмалар орындау.
  4. Сабақты бекіту.
  5. Үйге тапсырма.

 

Жаңа тақырыпты түсіндіру

Факсимильдік (фототелеграфтық) байланыс қазір кең қолданылады. Факстың ең құнды жері ол аппарат арқылы тек қана мәтінді құжаттарды ғана емес, кестелі құжаттарды да тез арада екінші адамға немесе екінші мекемеге жеткізуге болады. Факс арқылы мәтіннің, кестенің, кескіннің, қол қойылған кез келген құжаттың дәл сол күйінде қайталанған нұсқасы екінші мекемеге жеткізіледі. Сондықтан да дәл қазір факсты алмастыруға келетін байланыс түрі жоқ.

Қазіргі таңда еліміздің көптеген мемлекеттік, жеке кәсіпорындары мен мекемелерінің офистері жаңа заманның қабылдау – хабарлау аппараты – факспен жабдықталған. Факстың жеткізу жылдамдығы өте жоғары, себебі факс арқылы жіберілген кез келген құжат санаулы минуттардан кейін-ақ адресат қолына тиеді.

Факс арқылы жіберілетін құжат А4 кейде А5 формалы бланкіге толтырылады. Фотография, сызба, кесте т.б. үлкен көлемді құжаттар алдын ала кішірейтілуі керек.

Факс арқылы жіберілетін іс қағаздардың құрылымы:

¨     жіберушінің толық мекен-жайы ұсақ шрифтермен бланкінің сол жақтағы бұрышына жоғарлау жазылады.

¨     жіберуші мекеменің аты бланкінің оң жағына жоғарлау жазылады.

¨     бланкінің ортасына “факс арқылы” деп үлкен шрифтілермен жазылады.

¨     алушының аты-жөні сол жаққа, барыс септігінде жазылады. Мысалы, кімге: Мұратбеков Асқар Құрамасұлына.

¨     жіберушінің аты жөні оң жаққа шығыс септік тұлғасында жазылады. Мысалы, кімнен: Досжанов Едіге Әлиасқарұлынан.

¨     одан төмен сол жаққа факс нөмері жазылады. Мысалы, факс: 13 – 01.

¨     оң жақ шетке, құжат көлемінің неше беттен тұратыны жазылады. Мысалы, көлемі: 7 (жеті) бет.

¨     факс нөмерінің төменгі жағына мәлімет немесе ақпарат жіберілген аппарат нөмері жазылады. Мысалы: 8 – 3292 – 43-50-66

¨     оң жаққа, құжат көлемі жөніндегі мәліметтің төменгі жағына дата, қажет жағдайда жіберілген сағаты көрсетіледі.

¨     сол жақ шетке, аппарат нөмірінен төмен, факс арқылы жіберілетін хабардың тақырыбы жазылады. Мысалы: 1 жарты жылдық есеп.

¨     оң жаққа, қажет болған жағдайда датамен төмен құжаттың көшірмесін алушы адамның аты-жөні жазылады. Мысалы, көшірмесі: Аяпова Назира Жакенқызына.

Осыдан кейін бланк көлденең жіңішке сызықпен сызылады да, сызықтан кейін “Тез қаралуға тиіс”, “Құпия”, “Қажетті белгілер соғу үшін” сияқты қосымша ескертулер жазылады. Бұдан кейін де көлденең жіңішке сызық сызылып, негізгі мәтін жазылады.

Мекемеге факс арқылы жіберілген құжаттар арнайы журналға тіркеледі.

 

Факсы и Email

Факс – это документ, полученный с помощью специального аппарата (телефакс) по телефонным каналом связи. Факс является копией переданного документа. По телефаксу могут быть переданы любые виды документов и приложений к ним: таблицы, чертежи, схемы, рисунки, фотографии. Факс – это разновидность переписки между деловыми партнерами, организациями. Оформление факса аналогично оформлению делового письма.

Дополнительными данными, которые проставляет сам аппарат (телефакс), являются:

—    указание (код) отправителя; дата и время передачи;

—    номер телефакса (аппарата), с которого передана информация; количество страниц;

Отправитель факса должен получить подтверждение (COMMUNICATIONTXREPORT) о том, что информация дошла до получателя, в котором указывается:

—    код фирмы получателя; номер телефакса получателя;

—    дата; время и продолжительность передачи;

—    количество полученных страниц (Р); результат (RESULTS);

Главной является графа «RESULTS», в которой ставиться «ОК» (o’key), если сообщение получено полностью и без ошибок, если NG (негатив), если имелись сбои во время получение факса.

Ряд телефаксов указывает код ошибки и страницу, на которой произошел сбой при приеме.

 

ФАКСТЕР

Кәсіпорынның атауы                                                        Кәсіпорынның басшысы

Кәсіпорынның мекен-жайы                                              __________________

«__ «_________ 2001ж. №__                                              факс (095) 141 1526

№____ «___ «________ 2001 ж.

«___ «_________ 2001 жылғы №___         шот бойынша төлемді кешіктіру туралы

Құрметті___________________ !

«Технократ-105» жабдығының комплектісін жеткізіп беру туралы «_______________ »        2001 жылғы №___________________________________________________

шот бойынша төлемнің кешіктірілгенін естеріңізге саламыз. Шотты Сіздерге факс бойынша 10 күн бұрын жібергенбіз.

«_ «________ 2001 жылғы №____ келісім-шарттың   6.4. тармақшасына сәйкес 5 банктік күннен

кейін кешіктірілген төлем үшін өсімақы есептеледі.

Біз Сіздер тез арада мәселені шешеді деп сенеміз.

Директор                   қолы                  аты-жөні

Р.S. Бүл ескертпені алған кезде Сіздер төлемді төлеп үлгерген болсаңыздар, біз Сіздерге тек қана алғысымызды білдіреміз.

 

ЭЛЕКТРОНДЫҚ КӨШІРМЕ (Е-mail)

193.193.238.66 Е-mail

Электрондық көшірме (Е-mail)

 

193.193.238.66 Е-mail

Кімнен:             Жанәділова Жанымкүл

Кімге:              OblNK  ListMember   zdzhanadilova@mqd/kz

Жіберілді:      2001 жылдың 11 қаңтары, 18:57

Қосу:             АТТ00000hтм КазначМФРК таблица по БК200г.дос; Классиф. сравнит.

Тақырыбы:    Жіберілді: жаңа БК классификациясын қолдану туралы (01)

….. Бастапқы хабар

Кімнің: У.Ш.Тоғауытова

Жіберілді: 2001 жылдың 11 қаңтары 18:51

Кімге: Жанәділова Жанымкүл

Тақырыбы: Жаңа БК классификациясын колдану туралы

Маңызы: Өтежоғары

—Original Message—

From: Торгаутова У.Ш.

To: oblnk@mgd.kz

Sent: Thursday, January 11, 2001 12:36 РМ

Subject: По применению новой БКлассификации

Міндетті түрде алғандығы туралы растау қағазын жіберу керек.

 

Факс арқылы жіберілетін құжаттар.
Факсимильдік (фототелеграфтық) байланыс, көбінесе қысқаша «факс» деп аталады, қазір кең қолданылады. Факстің ен қүнды жері ол аппарат арқылы тек қана мәтінді құжаттарды ғана емсе, кестелі, кесінді қүжаттарды да тез арада екінші адамға немесе екінші мекемеге жеткізуге болады. Факс арқылы мәтіннің, кестенің, кескіннің, қол қойылған кез-келген құжаттың дәл сол күйінде қайталанған нүсқасы екінші мекемеге жеткізіледі. Сондықтан да дәл қазір факсті алмастыруға келетін байланыс түрі жоқ.
Қазіргі таңда еліміздің көптеген мемлекеттік, жеке кәсігюрындары мен мекемелерінің офистері жаңа заманның қабылдау-хабарлау аппараты факспен жабдықталған. Факстің жеткізу жылдамдығы өте жоғары, себебі факс арқылы жіберілген кез-келген құжат санаулы сағаттардан кейін-ақ адресат қолына тиеді.
. Фотография, сызба, кесте т.б. сияқты үлкен көлемді құжаттар алдын ала факс аппаратының мүмкіншілігіне сәйкес келетіндей етіліп кішірейтілуі керек.
Факс арқылы жіберілетін іс қағаздардың құрылымы:
* Жіберушінің толық мекен-жайы ұсақ шрифтермен бланкінің сол жақтағы бұрышына жоғарылау жазылады.
* Бланкіңің ортасына «факс арқылы» деп үлкен шрифтілермен жазылады.
* Алушының аты-жөні сол жаққа, барыс септігінде жазылады. Мысалы, кімге: Муратбеков Асқар Курамысулына,
Жіберушінің аты-жөні оң жаққа шығыс септік тұлғасында жазылады. Мысалы, кімнен: Досжанов Едіге Әлиасқарүлынан.
* Одан төмен, сол жаққа факс нөмірі жазылады. Мысалы, факс: 13-01.
* Оң жақ шетке, қүжат көлемінің неше беттен түратыны жазылады. Мысалы, Көлемі: 7 (жеті) бет.
* Факс нөмірінің төменгі жағына мәлімет немесе ақпарат жіберілген аппарат нөмірі жазылады. Мысалы, 8-3292-43-50-66
* Оң жаққа, қүжат көлемі жөніндегі моліметтің төменгі жағына дата, қажет жағдайда жіберілген сағаты көрсетіледі.
* Сол жақ шетке, аппарат нөмірінен төмен, факс арқылы жіберілетін хабардың тақырыбы жазылады, Мысалы, 1 жарты жылдық есеп,
* Он жаққа, қажет болған жагдайда датадан төмен қүжаттың көшірмесін алушы адамның аты-жөні жазылады. Мысалы, Көшірмесі: Аяпова Назира Жакенқызына.